القاعدة الأولى في إنشاء مشروع تجاري على أسس متينة، هي فهمك العميق وتحليلك لنفقات المشروع، وإعداد التقارير المالية والمخططات التمويلية بكل دقة، في حين أن العديد من رواد الأعمال الجدد يركزون على حساب عائد الاستثمار والأرباح المحتملة، إلا أن إدارة النفقات المالية الداخلية لمشروعك، تساعدك في فهم طريقة سير العمل ونجاح الإدارة والذي سينعكس على تقريرك المالي السنوي، ومن هذا المنطلق سنقدم لك في هذا المقال أهم النصائح لتخفيض نفقات المشروع الخاص بك والحفاظ على معدل أرباح عالٍ.
لماذا يجب عليك أن تتبع نفقات المشروع الداخلية؟
تعاني العديد من الشركات من مشكلة التدفق النقدي الناتجة عن عدم تتبع النفقات الداخلية، ولا يختلف الأمر بالنسبة لحجم الشركة سواء كانت شركة ناشئة أو شركة ذات إنجازات كبرى واستثمارات ضخمة، فجميع الأعمال معرضة لأن تكون ضحية نقص التدفق المالي، إذا لم تحسن إدارة النفقات المالية.
في إحدى الدراسات المالية التي تم إجراؤها، تم تقدير إلى أنه حوالي 82 % من الشركات التي أغلقت أو أعلنت إفلاسها كان ذلك بسبب سوء الإدارة المالية. على الرغم من أن الأمر يبدو مقلقا، إلا أنه يمكنك تجنب هذا المأزق إذا قمت بتتبع نفقاتك المالية، حيث يمنحك تولي زمام نفقاتك وتتبعها سنويًّا أو شهريًّا أو حتى أسبوعيا مزيد من التحكم والفهم لتدفقك النقدي، والذي سينعكس على معرفة أوجه صرف النفقات، واتخاذ القرارات الصحيحة لعملك وتجنب السقوط في حفرة من المشاكل المالية.
فوائد تتبع النفقات المالية:
- الحفاظ على أموالك منظمة.
- ضمان الأمن المالي لعملك التجاري.
- تحديد التخفيضات الممكنة في التكلفة.
- تجنب مشاكل الديون.
- التعرف على سير اتجاه العمل.
- التنبؤ بالأرباح المالية المستقبلية.
- التعرف على إمكانية التوسع بأمان.
- التقليل من الاستثمار في المشاريع غير الربحية.
- التعرف على مدى ربحية عملك.
النصيحة الأولى: افهم أوجه النفقات الخاصة بعملك
- قبل أن تدير عملية تتبع نفقاتك عليك أولا أن تفهم ماهية نفقاتك وأوجه الصرف، لا تبدو العملية بالسطحية والسلاسة التي قد تظنها فمجرد تحليل الأرقام والبيانات المجدولة دون فهم نفقات العمل لن يفيدك بشيء.
- أولا عليك وضع السياق العام لكل بند من بنود الصرف، وتصنيف أوجه الإنفاق حتى تتمكن من تتبعها بسهولة.
- ثانيا سترشدك معرفة السبب الجذري للإنفاق ومصدر نفقاتك إلى عدد الثغرات الموجودة في رصيدك التجاري وأي من هذه الثغرات هي الأكبر.
- ثالثا قم بتدوين ملاحظات حول الأوجه التي تنفق فيها الجزء الأكبر من رأس المال، مثل الأجور أو الضرائب أو الإيجار أو خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للتشغيل أو ربما حتى البحث والتطوير.
- رابعا بمجرد أن تتمكن من تحديد أسباب نفقاتك الزائدة، عندها ستحصل على صورة أفضل لكيفية ترشيد نفقات عملك، وبعد ذلك فقط يمكنك البدء في اتخاذ قرار بشأن ما يمكنك القيام به لإدارة هذه النفقات لخدمة أرباحك بشكل أفضل في الوقت الحالي وحتى في المستقبل.
التعرف على المصاريف المباشرة وغير المباشرة
تلعب النفقات المباشرة وغير المباشرة دوراً حيويا في كيفية تنظيم نفقاتك بشكل فعال. حيث إن فهمك للفرق الكبير بين الإثنين، سيتيح لك الاحتفاظ بسجل مالي دقيق ومكتوب جيداً.
النفقات المباشرة: هي النفقات التي تستخدم مباشرة في تمويل المنتج الذي تصنعه. أي إنها في الأساس تكاليف المواد الأولية المستخدمة في صنع المنتج الذي تبيعه، وتؤثر هذه النفقات بشكل مباشر على تسعير منتجك النهائي.
النفقات غير المباشرة: وهي نفقات لا تساهم في تكلفة صناعة المنتج بشكل رئيسي. وتتضمن الإيجارات والتسويق والأجور وحتى المرافق والمعدات. والمميز بشأن النفقات غير المباشرة هي أنها تؤهلك للحصول على الخصم الضريبي، مما سيقلل الكثير من إجمالي النفقات المالية المستهلكة ويساعدك أن تخفض التكاليف بشكل ملحوظ.
يساعدك التعرف على نفقاتك المباشرة وغير المباشرة إعداد تقرير مالي وسجلات بشكل سليم، الأمر الذي سيعزز موقفك أمام المستثمرين المحتملين، وسيضمن لك الأمان المالي.
النصيحة الثانية: إعداد نظام تتبع نفقات المشروع
هناك الكثير من الطرق التي يمكنك من خلالها القيام بذلك، ولكن الطريقة الأكثر فاعلية هي من خلال إعداد نظام إدارة المخزون مع استخدام برنامج إدارة المخزون أيضا، ويشمل المخزون جميع البضائع المشتراة والتي مخطط بيعها بعد الإعداد للمستهلكين.
ويعد نظام تتبع المخزون ممارسة تجارية جيدة، وتطبيقاً مُهماً لقوانين ومعايير إدارة المؤسسات. حيث يعمل هذا النظام كجزء من محاولة لتلبية هذه المعايير، كما يلزم أصحاب الشركات بوجود سجلات لجميع عمليات سلسلة التوريد الخاصة بها، مما يمنحهم التحكم الكامل في النفقات.
الشركات التي لا تتبع المخزون الخاص بها أكثر عرضة لإهدار النفقات وخسارة المال، وقد يؤدي عدم فهم حجم المنتجات الموجودة في متناول اليد إلى الإفراط في الطلب، وعدم الترتيب، وتعطيل سير العمل.
ومن الفوائد الإضافية لإدارة المخزون هي إمكانية التنبؤ بالمبيعات والأرباح المستقبلية. حيث تستخدم الشركات التي لديها عمليات طلب مستمرة، بيانات المبيعات والمخزون المسجلة لتقدير نفقات الشراء في المستقبل ومقدار البيع.
كما تساهم إدارة المخزون في تحسين مستوى رضا العملاء لديك، ومساعدتك في التخلص من المنتجات منخفضة المبيعات ومعرفة الأكثر مبيعا والتركيز عليها، وتعديل إستراتيجيات المبيعات والتسويق وفقا لذلك.
النصيحة الثالثة: ركز على منتجك الخاص
أحد الطرق السهلة لتتبع نفقاتك هي التركيز فقط على منتجك أو خدمتك المتخصصة المتميزة. لست بحاجة إلى أن تكون خبيراً عندما يتعلق الأمر ببيع سلعك وخدماتك. في بعض الأحيان، كل ما عليك فعله لتقليل نفقاتك هو التركيز على خط إنتاج واحد تريد الاستمرار فيه حتى النهاية.
خذها كخطوة لتنظيم نفقاتك، فإن إنشاء خط إنتاج جيد التنسيق يتم تتبعه ومراقبة جودته سيقلل من قلقك عندما يتعلق الأمر بتتبع نفقاتك لأنك قد عززت بالفعل إمكانية تتبعها، ويمكنك الانتقال بأمان إلى هدف العمل التالي.
التركيز على المنتج الأكثر مبيعاً:
إن كونك شركة تبيع الكثير من السلع والخدمات المختلفة ستزداد نفقاتك الإجمالية، بحيث سيكون لكل منتج فريد تكاليف مرتبطة به، ويمكن أن يسبب هذا في كثير من الأحيان متغيرات جذرية عندما يتعلق الأمر بتتبع النفقات.
إذا كان نشاطك التجاري متخصصاً في إنتاج منتج معين وكنت معروفاً به، فمن الأفضل أن تزيل أولاً جميع العيوب التي يمكنك الحصول عليها من خط الإنتاج المحدد هذا لزيادة الربح وتقليل النفقات.
من المهم التركيز أولاً على خط إنتاجك المتخصص ومحاولة جعله فعالاً قدر الإمكان قبل الانتقال إلى أي شيء آخر. وسيضمن ذلك حصولك على مجموعة منتجات يسهل تتبعها وفعالة وموفرة للتكاليف.
يعد تتبع النفقات جزءاً كبيراً من إدارة الأعمال التجارية، وعلى الرغم من أنه قد يكون من الصعب جدا القيام به بشكل صحيح، إلا أنه يستحق العناء وذلك لمقدار التأثير الذي يجلبه، ومن شأنه أن يحدد مدى نجاح أي عمل في المستقبل. حيث يضمن تتبع النفقات حصول عملك على أمان مالي على المدى الطويل ويقضي على تهديد محتمل لنجاح أعمالك.
يمكنك أيضاً قراءة المزيد حول: إدارة الشركات سريعة النمو، أكثر الاستراتيجيات فعالية
