عنق الزجاجة أو ال (bottle neck) وهو مصطلح إداري هام يشير إلى كيفية سير العمل وتوضيح حالة القدرة الإنتاجية، فإذا كنت حديث العهد بريادة الأعمال ومصطلحات الإدارة فدعنا نحاول تبسيط الأمر قليلاً تمهيدا لما بعد، إن أول ما يخطر ببالك حينما يتحدث أحدهم عن عنق الزجاجة وهو ضيق المكان والتزاحم في حيز ضيق للغاية، ويتشابه ذلك قليلا مع القدرة الإنتاجية عند دخول شركة ما في مرحلة عنق الزجاجة، فيحدث ما يشبه الاختناق نتيجة التزاحم في نظام الإنتاج والتوقف عن التوزيع وبالتالي يؤدي تكدس الإنتاج إلى توقف النظام التشغيلي أو إبطائه بشدة، وغالبًا ما تؤدي أوجه القصور الناتجة عن عنق الزجاجة إلى حدوث تأخيرات وتكاليف إنتاجية أعلى.
ما معنى عنق الزجاجة؟
وبشكل أكثر وضوحا فإن مصطلح الbottle neck يشير إلى الشكل النموذجي للزجاجة وحقيقة أن عنق الزجاجة هو أضيق نقطة بها. الأمر الذي يعبر عن ازدياد أحمال العمل بسرعة هائلة لا تستطيع القدرة الإنتاجية مجاراتها فيحدث الاختناق الإنتاجي والتزاحم. وهناك نوعان رئيسيان من الاختناقات الإنتاجية التي تمر بها الشركات: قصيرة الأجل وطويلة الأجل، حيث يعتبر الاختناق قصير الأجل مؤقتًا وينتج عادةً عن ظروف مؤقتة مثل الموظفين في إجازة سنوية أو في إجازة مرضية. بينما تحدث الاختناقات طويلة الأجل بسبب اضطرابات في سير عملية الإنتاج، والتي تشمل أشياء مثل (الآلات غير الفعالة أو عطل في نظام التشغيل الأساسي).
بالطبع أنت لا تريد أن تدخل شركتك الناشئة بهذه المرحلة، خاصة ونحن على أعتاب أزمة الركود، والتي سينتج عنها ضعف حركة الشراء وتكدس الكثير من البضائع، أو حتى ضعف الإقبال على الخدمات التي تقدمها شركتك الريادية، ولتجنب حدوث هذا سوف نوضح في هذا المقال أهم الأسباب التي تدخلك في عنق الزجاجة وكيف تتجنبها.
عادة ما تحدث الاختناقات في المرحلة الإنتاجية، فهي التي تخلق اختناقات يمكن أن يكون لها تأثير كبير على تدفق التصنيع والقدرة الإنتاجية، ويمكن أن تزيد بشكل حاد من وقت العمل المطلوب ونفقات الإنتاج. وتكون الشركات أكثر عرضة لخطر الاختناق عندما تبدأ عمليات إطلاق منتج جديد في السوق. وهذا لأن المنتج لم يختبر على المستهلك بعد، وقد تظهر عيوب في العملية التنفيذية النهائية للمنتج، والتي يجب على الشركة تتبعها وتصحيحها حتى لا يتفاقم الاختناق؛ كما تتطلب هذه الحالة المزيد من التطوير في نظام العمل الإداري والمتابعة الدورية من وحدة الجودة كذلك التنسيق مع وحدة التطوير والبحث. ومن هنا يأتي دور إدارة العمليات بالتحكم في عملية الإنتاج ، وعمل محاكاة تحدد الاختناقات المحتملة قبل حدوثها، و السعي لإيجاد حلول فعالة.
ماهي الخسائر التي تسببها الاختناقات لعملك؟
هل يمكنك تحمل التعثر في سلسلة الإنتاج (supply chain) الخاصة بك؟ هل تريد أن تضطر إلى التعامل مع فائض من الموارد لأن عملياتك قد توقفت؟ هذه مجرد مشكلتين من المشاكل المرتبطة بحدوث االاختناقات في عملك. فكل ساعة تضيعها بسبب الاختناق تتحول إلى ساعة يتراجع فيها مقاييس أدائك العملية. كما يخسر عملاؤك وشركائك وكل من يعتمد عليك الوقت والمال. وقد تكون النتيجة خسارة مالية وخسارة ضخمة لشركتك، وقد تعني أيضًا انخفاضًا خطيرًا في الجودة.
إن بقاءك في الأسواق شديدة التنافس مرتبط بحفاظك على قدرتك الإنتاجية الفعلية، وعدم الإنسياق وراء وهم تحقيق القدرة القصوى للإنتاج، وسيتحقق ذلك إذا تجنبت الاختناق من خلال التركيز على مرحلة التخطيط الجيد ومراقبة وحدة الجودة بصرامة أثناء المراحل التنفيذية، ففي الوقت الحالي حدوث اختناق قد يكلفك الكثير! وللحفاظ على وتيرة عمل متزامنة ومنضبطة يمكنك الإطلاع على الأمثلة التالية ومحاولة فهمها بتوسع.
اختناقات شائعة الحدوث في مرحلة التصنيع
- عمليات الإنتاج (الغير محددة بدقة، وخطط سير العمل ضعيفة التصميم)
- الآلات وخطط العمليات التنفيذية التي عفا عليها الزمن هي نقاط شائكة رئيسية في تراجع القدرة التصنيعية. كرائد أعمال ومدير تنفيذي عليك سؤال نفسك دائما: منذ متى قمت بتطوير الأجهزة التي تستخدمها في هذا المجال؟ كمْ مرة تحتاج لصيانة معداتك؟ أي مرحلة من العملية الإنتاجية تسبب المشاكل بكثرة؟ متى كانت آخر مرة قمت فيها بتقييم سير العمل الخاص بك؟
- كما يمكن أن يكون تخطيط المصنع السيء أيضًا عاملاً مساهماً رئيسياً عندما يتعلق الأمر بالتأخيرات غير الضرورية. فعلى سبيل المثال إذا كنت لا تخزن موادك بشكل مناسب ويسهل الوصول إليها، فأنت بذلك تتعرض لخطر التلف والانكماش، وقد يؤدي هذا أيضًا إلى تأخير الإنتاج عندما تكون مستعدًا للبدء.
- نقص الموارد البشرية الاحترافية
- عندما لا يكون الموظفون الرئيسيون وذوو الخبرة حاضرين لسبب ما، ربما بسبب المرض أو حتى مجرد قضاء إجازتهم السنوية، فإن غياب أكثر من إداري محترف في نفس الوقت يسبب مشاكل لأي عمل. وفي بعض الحالات يمكن لعضو آخر في الفريق أن يتدخل لملء الدور، ولكن هذا لا يتم بسهولة دائمًا. فإذا تغيب أحد المتخصصين الرئيسيين لأي سبب من الأسباب، فإن الجزء الخاص به من سلسلة الإنتاج سيعمل إما بقدرة محدودة أو يتوقف تمامًا، مما يؤدي إلى حدوث الاختناق (نموذج عنق الزجاجة في العمل).
- وحتى عندما لا يكون أعضاء الفريق غائبين، فإن سوء إدارة الموارد البشرية يمكن أن يجعل من الصعب الحصول على الأشخاص المناسبين للإشراف على العمليات الصحيحة. ولا يمكن أن يكون المتخصصون الرئيسيون الذين تمت مناقشتهم أعلاه في مكانين في نفس الوقت. وهذا هو سبب الحاجة إلى إدارة الوقت والموارد بشكل صحيح، ويجب على المؤسسات التأكد من تخصيص ميزانيات التوظيف والتدريب المناسبة. فمن خلال إدارة الموارد البشرية الماهرة، يمكن حتى للفريق المحدود مالياً تحقيق الكثير.
- إن رؤية عدد الموارد البشرية المستخدمة وتوافرها ومهاراتها ستساعدك على فهم أي من موظفيك يمكنه تغطية الأدوار في حالة الغياب المخطط وغير المخطط له.
- فالإدارة الجيدة للموارد البشرية تعني أنه يمكنك وضع خطة طوارئ ترى أعضاء الفريق الآخرين يتدخلون في هذا الدور، مما يخفف من عنق الزجاجة وهذه ركيزة أساسية في عملك.
- وستساعدك هذه العناية الحكيمة بإدارة الموارد البشرية أيضًا على دعم المتخصصين الرئيسيين لديك، والتأكد من عدم إرهاقهم وبالتالي التخفيف من مخاطر الإحتراق الوظيفي و قلة الحضور.
- قدرة الآلات التشغيلية
- عندما تبدأ مواعيد تسليم المنتج النهائية في الاقتراب، قد يكون من المغري دفع أجهزتك إلى ما هو أبعد من قدرتها في محاولة لتلبية هذه المطالب. ولسوء الحظ سيؤدي هذا إلى تسارع اهتراء أجهزتك، مما يزيد من احتمالية الفشل النهائي في التسليم.
- ولا يهم ما إذا كنت تضغط على السعة التنفيذية عبر جميع مراحل الإنتاج أم في مرحلة واحدة فقط- فذلك الإجراء يجعلك عرضة لخطر التسبب في اختناق خطير، من الأفضل أن تقوم بزيادة عدد ماكينات التشغيل لديك أو حتى التعاقد مع مصنع أخر لاستئجار خط إنتاج خاص.
- ضعف استخدام التحليل المنطقي وتوقع المخاطر
- بصفتك صاحب شركة تقوم بتصنيع منتجاتها يجب أن تكون على دراية بالحاجة إلى توافر المواد الخام الجيدة، حتى تكون جاهزة للاستخدام عند بدء التصنيع. ومراعاة تخزين المواد الفائضة بأمان وفعالية لتكون جاهزة للاستخدام.
- وعلى الجانب الآخر فإن تلف المواد ورداءتها سيؤثر على مواعيد التسليم النهائية، فإذا لم يكن لديك المواد والمكونات الجاهزة للتشغيل بشكل مستدام، فإن هذا سيتسبب في حدوث اختناق قبل أن يبدأ التصنيع.
- ومن هنا عليك العمل على التنبؤ بالمخاطر المحتملة، لتصبح قادرا على تخطي عجز الاختناق بسرعة، فأنت تحتاج دائما إلى توقع أوقات ارتفاع الطلب والتخطيط لها وبناء عليها توفر المواد اللازمة.
- وإذا كنت لا تستخدم أدوات التحليل وحلول التنبؤ المتاحة لك، أو إذا كنت لا تراقب سلوكيات العملاء واتجاهات الصناعة الحالية، فإنك تخاطر بفقد قدرتك على الإنتاجية على المدى الطويل.
نصيحة خطوات حول عنق الزجاجة وتزامن حدوثه مع الركود
توجه منصة خطوات بزنس دائما قاعدة ذهبية لمعظم رواد الأعمال وأصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة، إن الاهتمام بخطط العمل وقراءة الأوضاع الاقتصادية بشكل جيد هو نصف الطريق نحو تأمين عملك، هناك بعض الأوقات التي لا يجب عليك فيها المغامرة بل أن تسعى أكثر لاستقرار هيكلة منظومة العمل لديك وتعزيزها والتي من ضمنها مرحلة الركود الحالية والتي ستشهد الكثير من التخبطات بالبداية وعدم وضوح اتجاه السوق. وبناء عليه نظرًا لأن الاختناق يؤدي إلى نتائج عكسية ويؤدي إلى تقليل كفاءة الإنتاج في وقت نحن فيه بغنى عن ذلك، فإن القضاء على الاختناقات يعد مفتاحك الأفضل لزيادة الربحية والمحافظة على توازن العمل لديك. وأفضل طريقة للتخلص من الاختناقات هي زيادة قدرة النظام، عن طريق إعادة هيكلة العملية أو الاستثمار في الأشخاص والآلات كما نذكركم دائما.
يمكنكم أيضاً قراءة المزيد لدينا عن: تخلص من عقلية الموظف وأبدع في ريادة الأعمال!
