إن إدارة المشاريع الصغيرة قد تمثل معضلة جادة للعديد من رواد الأعمال الناشئين، ما بين مراحل تطوير المشروع ومسؤوليات التنفيذ، وتقسيم أدوار فريق العمل المختلفة ومتابعة كل ذلك، مما يتطلب معرفة جادة بأساسيات إدارة المشروعات الصغيرة، و إدارة الهيكل التنظيمي لفريق العمل، في هذا المقال سوف نقدم لك دليل عن مراحل إدارة المشروع في خمس خطوات أساسية.
تتمحور إدارة المشروعات حول التخطيط الاحترافي، وإدارة الأوامر التنفيذية، وإعادة تقييم كل مرحلة بعد الإنتهاء منها، وتكرار تلك الخطوات بصورة دورية. ولا تقتصر إدارة المشروعات على تنفيذ مجموعة من القرارات الروتينية فقط، بل يتطلب نجاح المشروع القدرة على اتخاذ القرات المستنيرة، ووضع خطة العمل الصحيحة.
الآن وقد اتضحت لديك رؤية إدارة المشاريع الصغيرة الناجحة، وعرفت أن كل مايتطلبه الأمر هو البدء بفهم خطوات الإدارة من البداية إلى النهاية، والتقييم حين يلزم الأمر، سنبدأ بشرح أول خطوة أساسية في مراحل إدارة المشروع:
الخطوة الأولي ( بدء التخطيط وصياغة المفاهيم)
وتعد هذه المرحلة هي بدء انطلاق المشروع، حيث ستبدأ في تنفيذ فكرة مشروعك أو المنتج أو الخدمة التي تريد أن تقدمها، بعد أن قمت بالبحث عن حاجة ملحة لدى العملاء المحتملين ألهمتك في أن تبدأ التنفيذ.
في البداية ستحتاج إلى إجراء التحليل الأولي لتحديد جدوى وقيمة فكرة المشروع قبل أن تبدأ التنفيذ المباشر، وإلا ستضيع وقتك ومالك في تنفيذ مشروع غير ناجح وستفقد ثقة العملاء بك، ولكي تقوم بهذه الخطوة بشكل صحيح هناك بعض المراحل التي عليك فهمها لمعرفة كيف تبدأ المرحلة الأولى:
- تبدأ المرحلة الأولى بالحصول على عرض فكرة المشروع من المستثمرين، أو البدء في تصميم فكرة جديدة.
- يليها البحث عن جدوى فكرة المشروع، ومقدار العمل المطلوب لتنفيذها، ومقدار الميزانية المحتملة.
- ثم مرحلة اتخاذ القرار النهائي بشأن جدوى المشروع بناءً على المعايير السابقة.
- تقديم نتائج دراسة الجدوى للمستثمرين.
- إجراء التعديلات اللازمة على دراسة الجدوى.
مرحلة البدء هي أفضل المراحل التي ستمر عليك أثناء إدارة المشروع، والتي ستعطيك تصوراً عن مدى التزامك دون أن تكلفك خسائر في الوقت أو الموارد، لذا عليك أن تحسن التقييم خلالها.
الخطوة الثانية في إدارة المشاريع الصغيرة (التخطيط والتفكير)
بعد أن قيمت جدوى الفكرة وتوصلت إلى التصور النهائي للمشروع، يأتي دور وضع خطة العمل المناسبة، والتي يمكنك عرضها من خلال هذه الخطوات:
- قم بإعداد إجتماع للتخطيط مع المستثمرين حول المشروع.
- حدد أهداف المشروع والتعريف به و قياس معدلات نجاحه باستخدام مؤشرات الأداء القياسية.
- حدد الأدوار التنفيذية وتوزيع المسؤوليات بالمشروع.
- قم بتحديث جدول العمل الزمني الخاص بالمشروع والتكلفة المالية المتوقعة.
- ثم أعرض خطة العمل بالكامل على المستثمرين لتبدأ بالحصول على التمويل الكافي للتنفيذ.
خطة العمل ذات المسودة الجيدة هي مفتاح نجاح المشروع الخاص بك، لذلك لا تتردد حول إعادة النظر في خطوات عملية التخطيط من أجل ضمان تقديم مسودة نهائية عالية الجودة للمستثمرين الداعمين للمشروع.
الخطوة الثالثة (التنفيذ)
إن خطوة التنفيذ هي أساس عملية إدارة مشروعك، لذا قم بالتحضير الجيد مع فريق عملك، و حاول تجنب المخاطر المحتملة، و العمل على إخراج النتائج التنفيذية بأفضل صورة للاحتفاظ بدعم المستثمرين المساهمين.
هناك بعض الخطوات المتبعة عند إطلاق المشروع وتنفيذه والتي تضمن لك التنفيذ المثالي وهي:
- قم بإعداد إجتماع افتتاحي لاستعراض تفاصيل المشروع والتسليمات والمواعيد النهائية، بحضور فريق عملك والمساهمين.
- قم بشرح أهداف المشروع والمهام والتسليمات وأعضاء الفريق والموارد في برنامج إدارة المشروع الخاص بك.
- قم بتوزيع المهام لأعضاء فريقك في إدارة المشروع.
- قم بجدولة إجتماعات أسبوعية أو نصف أسبوعية مع أعضاء فريقك، لمناقشة تقدم المهمة والعقبات المحتملة والخطوات التالية.
- المرونة هي مفتاح النجاح خلال هذه المرحلة من المشروع، عليك أن تكون مستعداً لحدوث العديد من التغييرات في خطة المشروع. بما في ذلك المهام والأهداف الجديدة، عليك أيضاً أن تقوم بتقديم تقارير الأداء وإطلاع المساهمين، بأي تغييرات تجريها على الجدول الزمني للمشروع أو التسليمات.
الخطوة الرابعة (المراقبة الإدارية للمشاريع الصغيرة)
في مرحلة المراقبة هناك بعض مؤشرات الأداء القياسية التي يجب عليك تتبعها، والتي ستساعدك على مراقبة وقياس أداء فريقك مقابل الأهداف التي حددتها:
- الوقت المنقضي: مقدار الوقت الذي يقضيه كل فرد من أعضاء الفريق في المشروع في إنجاز مهامه.
- الانتهاء في الوقت المحدد: معدل إكمال مهام المشروع بحلول الموعد النهائي المحدد.
- الساعات المخططة مقابل الوقت المنقضي: مقدار الوقت المستغرق في المهام الفردية بالإضافة إلى وقت المشروع الإجمالي مقابل الوقت المقدر لإكمال المهام كلها.
- عدد التعديلات في الجدول الزمني: كم مرة اضطر فريقك إلى تغيير المواعيد النهائية.
- مؤشر أداء التكلفة: مقارنة بين تكلفة الموازنة للعمل المنجز بالفعل مقابل المبلغ الفعلي الذي تم إنفاقه بالفعل.
- بنود الميزانية: قائمة مفصلة بالنفقات الفردية.
- عائد الاستثمار (ROI): مقياس يقيس قيمة المشروع مقابل تكلفته الإجمالية.
الخطوة الخامسة (التقييم النهائي)
قبل إعلان الانتهاء من تنفيذ المشروع، هناك بعض الخطوات التقييمية عليك القيام بها:
- تقديم تقرير المشروع النهائي والميزانية.
- تقديم مخرجات المشروع وأي مقاييس أداء رئيسية وشرحها للمساهمين.
- عقد إجتماع مع فريقك لمناقشة شعورهم تجاه عملهم، والعملية الإدارية بأكملها، وما يمكنك تحسينه للمشروع التالي.
وفي النهاية عليك معرفة أن إدارة المشاريع هي فن حديث، يستلزم منك الصبر والمثابرة، ومعرفة كل جديد. في هذا المقال، وضحنا لك الخمس خطوات الإدارية الأساسية، التي يمكنك إتباعها بشكل دائم، حيث يتيح لك نموذج الخطوات هذا المرونة في تكراره والتعديل عليه.
يمكنك قراءة المزيد حول: كيف تعد دراسة الجدوى الخاصة بمشروعك؟
